Een geslaagde vergadering, hoe werkt dat?
Vergaderen, een team overleg, training, of bij elkaar komen om te praten en beslissingen te nemen. Vergaderen is voor de meeste mensen best stressvol. Een hele dag aan tafel zitten, overleggen en discussiëren over belangrijke zaken kan soms erg vermoeiend zijn. Vandaar deze 10 top-tips, zodat jouw volgende vergadering gestructureerder en succesvol verloopt.
1. Wanneer en hoe laat
Welke dagen zijn handig voor vergaderingen? Vrijdag is de laatste dag van de werkweek, waardoor mensen vaak al met het weekend bezig zijn. Heeft jouw bedrijf of organisatie veel te maken met klantcontact? Daarmee is de woensdag minder gunstig voor een gezamenlijk overleg. Bovendien laat onderzoek zien dat de meeste deals op woensdag worden gesloten. Qua tijdstip doe je de meeste mensen een plezier met wat later te starten met de vergadering. De meeste mensen beginnen de dag namelijk het liefst met het beantwoorden van hun mails en voorbereiden op de dag. Houdt verder rekening met een kwartiertje inloop voor de aanvang van je vergadering voor een soepele start.
2. Goede voorbereiding is het halve werk
Met de juiste voorbereiding wordt de vergadering gemakkelijk gevoerd. Weet wat je wilt behandelen en zeggen. Zo zorg je ervoor dat de vergadering gemakkelijker verloopt. Ook dat de trainer en/of de voorzitter weet waar hij of zij het over heeft, daarmee komt het overtuigender over op de deelnemers. Denk ook na over de tafelopstelling tijdens de bijeenkomst. Wil je een theater opstelling, een informele opstelling of een kringgesprek. Agendapunten worden sneller besproken als deelnemers goed voorbereid zijn. De dag is minder zwaar, een win-win situatie.
3. Duidelijke afspraken
Moeten de deelnemers wat meenemen? Van tevoren al iets regelen? Of hoeven zij niets voor te bereiden? Het is erg fijn voor de voorzitter en deelnemers als er duidelijk gecommuniceerd wordt. Maak duidelijke afspraken voor en tijdens de vergadering. Het kan ook handig zijn om aan de deelnemers vooraf te laten weten waar de vergadering over gaat. Bijvoorbeeld een specifiek onderwerp, elkaar beter te leren kennen of het oplossen van een probleem. Als het duidelijk is wat er van de deelnemers verwacht wordt, dan kan er van te voren over nagedacht worden, zo creëer je meer betrokkenheid tijdens de bijeenkomst. Maak afspraken over hoe besluiten worden genomen, pauzes, de agendapunten en gebruik van eventuele apparaten zoals computers of telefoons.
4. Boost je creativiteit
Een fijne vergader locatie is essentieel voor een geslaagde vergadering. Zorg voor genoeg lichtinval, zorg dat de ruimte inspireert en van alle gemakken is voorzien. Het is af en toe goed om buiten de deur te vergaderen en je team te verwennen. Door je team uit hun comfortzone te halen zorg je voor groei en creativiteit binnen je team.
5. Op tijd of op tijd
Niet alleen de voorzitter is verantwoordelijk voor de vergadering. Alle deelnemers zijn er ook om de vergadering goed en effectief te laten verlopen. Is een deelnemer te laat, begin dan toch op tijd. Anders straf je de deelnemers die wel op tijd zijn gekomen en beloon je de te laatkommer. Met als risico dat de anderen de volgende keer ook te laat komen.
6. Punt 2 na punt 1
Stel een agenda op. Voor de deelnemers is het erg fijn om inzicht te hebben in de planning en onderwerpen. Het belangrijkste agendapunt komt uiteraard bovenaan en vandaar uit ga je de agendapunten af. Zorg wel dat je een reëel aantal punten inplant voor de vergadering. Niet te weinig maar zeker niet te veel.
7. Veiligheid en samenwerken
Samenwerken is niet alleen belangrijk op het werk, maar ook tijdens vergaderingen. Zorg ervoor dat iedereen een positieve houding heeft, begrip toont naar een ander, regie over zijn of haar emoties heeft, en feedback kan geven en ontvangen. Hierdoor voelen mensen zich gezien, gehoord en begrepen dit is mogelijk in een veilige omgeving. Alleen met samenwerken komt jouw bedrijf of organisatie verder.
8. Alles kort en krachtig
Leg vast wat er wordt besproken. Laat een deelnemer de notulen kort en krachtig opschrijven. Niets is zo irritant na een functionele lange dag om de eerste afspraken niet meer te weten of er onduidelijkheid over te hebben. Leg duidelijk vast wat de uitgangspunten waren om zo misverstanden te voorkomen. Na mailen of in een gezamenlijke Dropbox plaatsen zodat je als deelnemer terug kan kijken is ook nog een optie.
9. Snackmoment
Zorg voor genoeg pauze momentjes tijdens de vergadering. Ga een stukje lopen of zorg dat er voor iedereen een lekkere lunch klaar staat. Begonnen jullie al vroeg met de vergadering? Dan is het ook een leuk idee om naar een lunch gelegenheid toe te lopen zoals Brasserie uit ’t Zuiden of Tinus. Zo heb je gelijk beweging en kan iedereen een frisse neus halen om daarna weer geconcentreerd met de vergadering verder te gaan. Een aanrader is het om een lunch te bestellen bij bijvoorbeeld Inge’s kookkunsten of Anne’s Deli. Daarnaast kun je bij Locatie Hofboog de gehele dag door Ketelbinkie koffie en thee drinken.
10. Rondvraag
De meeste die vaak vergaderen kennen het wel. Aan het eind van de vergadering komt dan de rondvraag: ‘Zijn er nog meer onderwerpen waar we het over moeten hebben of zijn er nog vragen.’ Die vraag is erg fijn voor de deelnemers. Zo kan iedereen nog zijn zegje doen en voelen zij zich gehoord. Minder handig is om grote punten gelijk in de rondvraag te bespreken. Neem die onderwerpen mee naar de volgende vergadering. Zo kan iedereen de volgende keer de onderwerpen weer voor bereiden
Deze punten garanderen niet op een geslaagde vergadering, maar het zijn zeker handvatten om de sfeer prettig te houden, vertrouwen op te bouwen en te zorgen dat de vergadering goed verloopt.
Wij hopen dat je iets aan deze blog hebt gehad. Heb je nog een vraag over hoe en/of wat de mogelijkheden zijn bij Locatie Hofboog? Bel of stuur een mailtje aan: info@locatiehofboog.nl en hopelijk ontmoeten we elkaar dan binnenkort.
